शेड्यूलिंग आवर्ती बैठकें

पुनरावर्ती बैठकें पूर्व-निर्धारित वीडियो कॉन्फ़्रेंस होती हैं जो एक निर्दिष्ट अंतराल पर एक ही समय में और समान क्रेडेंशियल्स के साथ स्वचालित रूप से बार-बार दोहराई जाती हैं। आपकी आवश्यकताओं के आधार पर ऐसी बैठकों की आवृत्ति दैनिक, साप्ताहिक, मासिक, द्वि-मासिक या उससे अधिक हो सकती है।

पुनरावर्ती बैठकों का मुख्य लाभ समय की बचत है: आपको हर बार अपने ईवेंट को मैन्युअल रूप से शेड्यूल करने की आवश्यकता नहीं है। दूरस्थ टीमों के लिए जाँच करने और जवाबदेही बनाए रखने के लिए यह भी एक बढ़िया विकल्प है।

कई संगठनों के लिए आवर्ती बैठकें सबसे आम प्रकार के सम्मेलन हैं। उन्हें इसमें विभाजित किया जा सकता है:

• All-hands meetings। सामान्य व्यावसायिक लक्ष्यों, सामान्य घोषणाओं और कंपनी अपडेट पर चर्चा करने के लिए सभी कर्मचारी एक वीडियो कॉन्फ़्रेंस में शामिल होते हैं।

• Scrum meeting। यह एक त्वरित टीम इवेंट है जहां प्रतिभागी कार्य दिवस के लिए अपने कार्य निर्धारित करते हैं और संभावित संबंधित मुद्दों पर चर्चा करते हैं।

• Project check-ins।आवर्ती परियोजना बैठकों का उपयोग कार्यों की वर्तमान स्थिति पर चर्चा करने, चुनौतियों की पहचान करने और शुरुआती चरणों में त्रुटियों को दूर करने के लिए किया जाता है।

• Leadership meetings। यह चर्चा करने और महत्वपूर्ण व्यावसायिक निर्णय लेने के लिए वरिष्ठ प्रबंधन और अधिकारियों की एक आवर्ती सभा है।

• One-on-ones। पेशेवर प्रगति पर चर्चा करने के उद्देश्य से प्रबंधक और अधीनस्थ के बीच एक निजी बैठक।

• Team meetings। एक अनुसूचित सम्मेलन जहां टीम के सभी सदस्य वर्तमान कार्यों की स्थिति पर रिपोर्ट करते हैं।

आवर्ती बैठकें उपयोगी होती हैं क्योंकि वे:

Save time: सप्ताह में एक घंटा कम खर्च करने से मीटिंग शेड्यूल करना और सभी प्रतिभागियों के साथ समय का समन्वय करना आपको अपने व्यवसाय या प्रोजेक्ट को आगे बढ़ाने के लिए वास्तव में महत्वपूर्ण कार्यों को करने के लिए अधिक समय देगा।

Help to track task progress: बार-बार होने वाली बैठकें टीम के प्रत्येक सदस्य को अप टू डेट रखती हैं और यह सुनिश्चित करती हैं कि सामान्य परियोजनाएं सुचारू रूप से आगे बढ़ें। इसके अलावा, ऐसी बैठकें अक्सर समस्याओं को जल्दी पहचानने और ठीक करने में मदद करती हैं।

Increase attendance : कर्मचारी निर्धारित बैठकों को ध्यान में रखते हुए अपने कार्य दिवस को निर्धारित करते हैं, इसलिए उनके पास भूलने की बीमारी से संबंधित कम बहाने होते हैं।

Boost efficiency: आवर्ती बैठकों का एक अनुमानित परिदृश्य अजीबोगरीब चुप्पी, खींची हुई बातचीत और समय बर्बाद होने से बचाता है। प्रत्येक प्रतिभागी सम्मेलन के एजेंडे को जानता है और चर्चा के मुख्य विषयों के लिए तैयार है।

पुनरावर्ती बैठकों को अधिक प्रभावी बनाने के लिए, हम आपको सलाह देते हैं कि आप अपनी टीम के लिए पुनरावृत्तियों का उपयुक्त क्रम निर्धारित करें:

• Equal duration repeats का मतलब है कि पहली शेड्यूल की गई मीटिंग और उसके बाद होने वाली मीटिंग के बीच समान समयावधि होगी।

• Specific day repeats का अर्थ है कि सप्ताह के कुछ दिनों में बैठकें फिर से होंगी।

• Specific date repeats इसका अर्थ है कि बैठकें महीने या वर्ष की विशिष्ट तिथियों पर दोबारा होंगी।

पुनरावर्ती बैठकों के लिए शेड्यूलिंग टूल विशेष रूप से उपयोगी होते हैं यदि आप:

• कई प्रोजेक्ट प्रबंधित करें और अपनी टीम के साथ नियमित चेक-इन करना चाहते हैं।

• खुद का व्यवसाय है और त्रैमासिक या वार्षिक बोर्ड मीटिंग पहले से शेड्यूल करना चाहते हैं।

• एक निश्चित अवधि के लिए अपने कर्मचारियों की करियर प्रगति पर चर्चा करें।

• आवर्ती आधार पर वर्तमान ग्राहकों के साथ व्यावसायिक बैठकों की योजना बनाना चाहते हैं।

• एक सी-सूट पेशेवर के रूप में सर्व-हाथ बैठकें निर्धारित करने की आवश्यकता है।