Las reuniones recurrentes son videoconferencias preprogramadas que se repiten automáticamente una y otra vez a la misma hora y con las mismas credenciales en un intervalo designado. La frecuencia de dichas reuniones puede ser diaria, semanal, mensual, bimensual o más, según sus necesidades.
La principal ventaja de las reuniones recurrentes es el ahorro de tiempo: no necesita programar su evento manualmente cada vez. Esta también es una excelente opción para que los equipos remotos se registren y mantengan la responsabilidad.
Las reuniones recurrentes son el tipo más común de conferencias para muchas organizaciones. Se pueden dividir en:
• Reuniones de todos. Todos los empleados se unen a una sola videoconferencia para discutir objetivos comerciales comunes, anuncios generales y actualizaciones de la empresa.
• Reuniones Scrum. Este es un evento de equipo rápido donde los participantes programan sus tareas para el día laboral y discuten posibles problemas relacionados.
• Registros de proyectos. Las reuniones de proyecto periódicas se utilizan para discutir el estado actual de las tareas, identificar desafíos y eliminar errores en las primeras etapas.
• Reuniones de liderazgo. Esta es una reunión recurrente de altos directivos y ejecutivos para discutir y tomar decisiones comerciales críticas.
• Uno a uno. Una reunión privada entre un gerente y un subordinado destinada a discutir el progreso profesional.
• Reuniones de equipo. Una conferencia programada donde todos los miembros del equipo informan sobre el estado de las tareas actuales.
Las reuniones periódicas son útiles porque:
Ahorra tiempo: Dedicar una hora menos a la semana a programar reuniones y coordinar el tiempo con todos los participantes te dará más tiempo para hacer las tareas realmente importantes para sacar adelante tu negocio o proyecto.
Ayudar a realizar un seguimiento del progreso de la tarea: Las reuniones periódicas mantienen actualizado a cada miembro del equipo y garantizan que los proyectos comunes avancen sin problemas. Además, tales reuniones a menudo ayudan a identificar y solucionar problemas desde el principio.
Aumentar la asistencia: Los empleados programan su jornada laboral teniendo en cuenta las reuniones programadas, por lo que tienen menos excusas relacionadas con el olvido.
Aumente la eficiencia: Un escenario predecible de reuniones recurrentes evita silencios incómodos, conversaciones prolongadas y pérdida de tiempo. Cada participante conoce la agenda de la conferencia y está preparado para los principales temas de discusión.
Para que las reuniones recurrentes sean más efectivas, le recomendamos que determine la secuencia adecuada de repeticiones para su equipo:
• Las repeticiones de igual duración significan que habrá el mismo período de tiempo entre la primera reunión programada y cada una de las siguientes.
• Repeticiones en un día específico significa que las reuniones se repetirán en ciertos días de la semana.
• Repeticiones en fechas específicas significa que las reuniones se repetirán en fechas específicas del mes o del año.
Las herramientas de programación para reuniones recurrentes son especialmente útiles si:
• Administre múltiples proyectos y quiere tener controles regulares con su equipo.
• Tiene un negocio propio y desea programar reuniones de la junta trimestrales o anuales con anticipación.
• Discuta el progreso profesional de su personal durante un cierto período de tiempo.
• Quiere planificar reuniones de negocios con clientes actuales de forma recurrente.
• Necesita programar reuniones de todo el mundo como un profesional de C-suite.
